Parecen muy ocupados, pero esa aparente actividad frenética es sólo un cúmulo de tareas prescindibles sin valor para la organización a la que arruinan. Son adictos a los mensajes del smartphone y al propio teléfono; se convierten en esclavos de su correo electrónico o de las redes sociales, y sólo piensan en lo inmediato, obsesionados por la multitarea, contraria a la productividad.
Determinados entornos laborales favorecen incluso que jefes y empleados sean improductivos. Son aquellos que permiten refugiarse en tareas rutinarias y fáciles que no aportan apenas nada. Muchos se empeñan en quedarse hasta el final de la jornada -y más allá- porque en sus compañías este presentismo ineficaz se relaciona equivocadamente con la profesionalidad. Y, lo que es peor, se recompensa.
Los adictos a la multitarea inútil deberían tener en cuenta las conclusiones de un estudio reciente de la Universidad de Londres que concluye que el uso abusivo del correo electrónico y de los mensajes de texto reduce en una media de 10 puntos el coeficiente intelectual de quienes se afanan en estas actividades: los hombres bajan su capacidad mental en 15 puntos, mientras que el déficit de atención en las mujeres reduce el coeficiente en cinco puntos. La investigación indica que el efecto de todo esto equivale a una noche sin dormir y, en el caso de los varones, multiplica por tres el efecto que tendría fumarse un porro.
David Comí, socio director de Incrementis, cree que «a los adictos a la multitarea habría que preguntarles si se les paga por enviar correos electrónicos y acudir a reuniones inútiles, o reciben su sueldo por tomar decisiones y resolver problemas. Una cosa es moverse y otra avanzar. Trajinar todo el día no implica rendir de verdad».
El socio director de Incrementis coincide también con las conclusiones de la Universidad de Londres al afirmar que «la multitarea nos quita el hábito de pensar, de analizar en profundidad y tomar decisiones».
Para Andrés Pérez, consultor en posicionamiento personal, hay algunos síndromes relacionados con el multitarea esclavo de la tecnología:
El primero de ellos es el Síndrome del Pinball. Pérez cree que uno de los dogmas de expertos en productividad personal como David Allen es que «hay que concentrarse en una tarea cada vez. El problema es que lo dospuntocero se caracteriza por la interactividad y la conversación, y cuando alguien lanza un mensaje éste empieza a rebotar por todas partes (redes sociales, Twitter, comentarios en blogs). Aunque quieras concentrarte en una tarea, es muy difícil mantener el enfoque una vez que has puesto en marcha el proceso, porque tienes la tentación de ver qué efecto produce. El caso es que aunque un twitt puede enviarse en diez segundos, su efecto puede durar incluso horas y pierdes el ritmo».
Javier Mateos, socio de Think & Go, coincide en que muchas de las ocupaciones ficticias que se dan en numerosas organizaciones vienen por la tecnología o, mejor dicho, «porque pasamos de ser usuarios para convertirnos en prisioneros de ésta. Hay quien se pasa el día analizando correos electrónicos. Este exceso de información provoca desinformación. Además, a los emails que importan hay que sumar otros cientos que llegan diariamente y que provocan pérdidas de tiempo de entre 50 minutos y una hora en cada jornada. Sin contar con el correo basura que se debe limpiar (y leer), o el seguimiento de twitts y de posts en redes sociales». Mateos asegura que «hemos empezado a utilizar herramientas como el correo electrónico sin saber cómo hacerlo. Al ser tan fácil, se convierten en un arma de doble filo».
Otro de los síndromes que señala Andrés Pérez es el de que «lo barato es caro». Uno de los argumentos habituales de la gente que pasa mucho tiempo en Internet es que hay mucha información. Pérez no cree que esto sea cierto: «Más bien hay poca información, pero repetida por gente sin autoridad y posiblemente equivocada. Eso obliga a dedicar mucho tiempo a cribar datos para encontrar una pepita de oro. Gran parte del público no se da cuenta de que podría encontrar lo mismo y de forma más completa y fiable en un libro sobre un tema. Lo importante no es disfrutar sino acaparar información que pocas veces sale del disco duro».
Pérez hace referencia asímismo al Síndrome del Decálogo: «Desde Moisés ha habido una tendencia a descargarse listas que resuman la sabiduría en unos pocos puntos. La red lo ha convertido en norma y ahora años de estudio y experiencia pueden resumirse en cinco o diez frases que convierten lo complejo en simple y mecánico. Transmite la idea de que todo es sencillo y sólo hay que aplicar recetas. Cualquier cosa más extensa o que obligue a pensar suele ser descartada».
Por último está el Síndrome de la Infografía. El experto asegura que una derivada de los decálogos es la de convertirlo todo en imágenes: «Estamos retrocediendo a Atapuerca y convirtiéndolo todo en dibujos e imágenes simples. Si puedes sustituir un decálogo por una infografía o por una imagen en Pinterest te lo agradecerán quienes picotean de forma compulsiva y superficial».